Manual Bookkeeping Method (to be translated from NL into E)

HANDLEIDING VOOR EEN NIEUWE VORM VAN BOEKHOUDEN HET GEBRUIK VAN DE DEMOTECH SORTEERBLADEN VOOR NOTATIE VAN INKOMSTEN EN UITGAVEN.

Hierna wordt een nieuwe vorm van boekhouden beschreven, bestemd voor mensen die een nieuwe onderneming of project willen opzetten, maar geen of weinig ervaring in beheer en registratie van geld hebben.
Het simpel bijhouden van de kas in een boekje is meestal onvoldoende om zicht te krijgen op wat er met geld in een project gebeurt. Daarentegen vergt het opzetten van een meer uitgebreide boekhouding veel vakkennis en ervaring. Controle op zo'n boekhouding is helemaal vakwerk.
Als het gaat om een low-cost projectopzet zijn de middelen er niet om de noodzakelijke deskundigheid in te huren. Aan de andere kant zal het niet goed beheren van geld spoedig fataal worden voor het project. Een administratie verwaarlozen wreekt zich eerder vroeger dan later.

EEN PAAR ASPECTEN DIE HET HUIDIGE BOEKHOUDEN VOOR LEKEN TOT EEN ANGSTIG AVONTUUR MAKEN

1. Een grootboek-kasboek heet niet voor niets zo. Een kasboek met op elke bladzijde 16 kolommen is opengeslagen een hele meter lang. Of de inkomsten-kant of de uitgaven kant blijft meestal grotendeels leeg. Toch ontstaat er weinig overzicht.
2. Elk bedrag mag maar in ??n kolom terechtkomen, maar was dat wel de juiste? Later wijzigen betekent veel werk en geeft kans op fouten.
   Voor het opzoeken van een fout moet de hele pagina met alle kolommen worden doorgerekend. Beginners moeten met veel zoek- en rekenwerk boeten voor ?lke kleine vergissing.
3. Het gebruik van een computer maakt het boekhouden nog ontoegankelijker. Het vergt een lange inwerktijd voordat iemand vlot kan omgaan met een computer-boekhoudprogramma. Een overzichtelijke uitdraai programmeren vergt een lange voorbereiding. De hoeveelheid papier die dit oplevert is overweldigend!
4. Is er wel iemand in de groep die kan boekhouden, dan kan een ander venijnig probleem ontstaan. Wantrouwen is waarschijnlijk tussen mensen die wel met de boekhoudkundige gegevens kunnen omgaan en zij die tot geen of tot foutief begrip komen. Dat wantrouwen is terecht, want hoe bekwamer een boekhouder, hoe groter de mogelijkheden tot "creatief' boekhouden.
5. Boekhouden moet! Is het niet voor verantwoording naar de belastingen, dan wel voor een geldschieter of voor de kascommissie. Maar het project heeft altijd op iets heel anders betrekking dan op boekhouden. Bijgevolg wordt het boekhouden vaak achteraf gedaan als belangrijke gegevens niet meer te vinden zijn. Boekhouden wordt dan een leeg ritueel, de gegevens die er uitkomen hebben geen betekenis. Als zo'n boekhouding toch gebruikt wordt voor het opstellen van nieuwe ramingen is de cirkel van ellende rond.

HOE ZOU EEN IDEALE MANIER VAN GELDBEHEER ER UIT ZIEN?
Voor een ieders motivatie is het cruciaal, dat er vertrouwen is dat er met het geld van het project goed wordt omgegaan. Dat vertrouwen is er automatisch als er niet geknoeid kan worden omdat:

1. Iedereen met weinig moeite kan zien -en dus kan controleren- wat er met het geld gebeurd is.
2. Het beheer van het geld kan worden ondergebracht bij leden van de groep, die het vertrouwen genieten, ook al hebben ze van boekhouden (nog) geen verstand.
3. Het mogelijk is om bij verschil van mening over de kolom waar een bedrag genoteerd moet worden, dat verschil van mening ook tot in zijn consequenties zichtbaar te maken: met weinig moeite moeten dus twee of meer inzichten genoteerd en doorgerekend kunnen worden.
4. De nieuwe manier van boekhouden geen speciale dingen (een kasboek of een computer) en ook geenspeciale vaardigheden vergt, zoals uit het hoofd foutloos optellingen kunnen maken.
5. Het systeem snel is te Ieren en snel is uit te voeren. Het systeem moet effici?nt zijn in vergelijking met andere boekhoud-systemen en zelfs zodanig dat een profie er met plezier mee werkt.

Meer concreet moet de boekhoudmethode het volgende kunnen:

1. Inzicht geven in de onderlinge verhoudingen van verschillende soorten inkomsten en uitgaven. Dit om na te gaan of geldzaken beter geregeld kunnen worden. Daarbij moeten inkomsten en uitgeven desnoods naast elkaar volgens verschillende criteria kunnen worden uitgesplitst, zonder dat het overzicht verloren gaat.
2. Op ieder gewenst moment de gegevens kunnen leveren voor tussentijdse kascontrole.
3. De financi?le verantwoording moet voor belastingdienst en subsidieverleners aanvaardbaar zijn. Dat kan door het systeem glashelder te maken voor professionals. Een andere mogelijkheid is het "compatible" maken van het systeem met computer-boekhoudprogramma's. De methode van notatie moet met weinig moeite zijn over te zetten in een z.g. spreadsheet notatie.
4. Een werkwijze, begrijpelijk en uitvoerbaar zonder boekhoudkundige kennis. Enkele uren instructie en begeleiding moeten voldoende zijn, zowel voor het juist noteren van de gegevens, als voor latere controles.
5. Op een velletje A4 moet hetzelfde genoteerd kunnen worden, als op een dubbel blad van een normaal grootboek-kasboek. Dit terwijl er tenminste een even groot aantal kolommen beschikbaar is.
6. Fouten bij overschrijven van gegevens op verzamelbladen moeten kunnen worden voorkomen door op een creatieve manier gebruik te maken van een foto-copier. Met een elektronisch rekenmachientje (met of zonder telstrook) moet het rekenwerk gedaan kunnen worden.

HOE EN WAAROM DE DEMOTECH-NOTATIE AFWIJKT VAN DE GEBRUIKELIJKE

1. De taak van het boekhouden kan gesplitst worden over meerdere mensen en over verschillende tijdstippen: het inschrijven van de bon direct door de koper, het indelen bij kolommen eventueel in overleg met anderen, het tellen op een moment dat er de nodige rust voor is.
2. Het sorteerblad heeft een indeling vergelijkbaar met een computer- spread-sheet. Het is ingedeeld in "regels" en "kolommen". Voor de betekenis van de "velden" (op de kruising van regel en kolom) moeten , duidelijke afspraken worden gemaakt. Die afspraken blijken uit de benaming van de rij of kolom en zijn verder vanzelfsprekend. Zij worden hier nader toegelicht of blijken uit de voorbeeldbladen.
   • Taak ??n
     Taak nummer ??n is het noteren van elke uitgave of ontvangst samen met bedrag, datum of bonnummer of code, samen met een korte omschrijving. Dit is een kleine handeling, die tussen de bedrijven door kan gebeuren, samen met het opbergen van de factuur, kwitantie of bon.
   • Taak twee
     Degene die inzicht heeft in de indeling van de bonnen in kostensoorten, hoeft daarna geen letter of cijfer meer te schrijven, maar kan volstaan met het zetten van een plusteken (+) of een minteken (-) in de betreffende kolom.
     Een treinkaartje voor een bezoek aan een tentoonstelling is bijvoorbeeld per kas betaald. Voor die bon wordt in de kolom kas een minteken geplaatst. Daarna zou op dezelfde regel een minteken gezet kunnen worden in een of desgewenst verschillende categorie?n: reiskosten, treinkosten, maar ook tentoonstellingsbezoek of als uitgave aan een speciaal project.
     Bij verschil van mening over de juiste kostentoewijzing per categorie kunnen op hetzelfde blad verschillende standpunten worden genoteerd. Als er nog meer dan de nu beschikbare 30(!) Kolommen nodig zijn, kan er aan het blad een uitbreidingsstrook worden bevestigd voor een willekeurig groter aantal kolommen.
   • Taak drie
     Het optellen van de bedragen gebeurt met een rekenmachientje. Alleen als daar een plusteken of een minteken staat wordt het bijbehorende bedrag ingetoetst en opgeteld of afgetrokken. De mogelijkheid van uit het hoofd optellen is vervallen, ook omdat te weinig mensen dit nog betrouwbaar beheersen.
3. Totaal bedragen van iedere kolom worden op de totaalregel op de lange zijde van het blad genoteerd. De benaming van de bijbehorende kostensoort staat aan de andere zijde van de kolom. Er is een uitgebreide mogelijkheid tot controle. Het s-,s-, bank- giro- en BTW gedeelte vormen een kolommenblok. Verticale en horizontale telling resulteert in totalen en daarmee in controle op het saldo en van de juiste + of - notering. Na deze controle hoeft over de juiste notering van bedrag en kostensoort geen twijfel meer te bestaan.
   Een volgend aantal kolommen vormt samen weef een nieuw blok en een nieuwe controle eenheid. Een groep van blokken kan samen weer een controle eenheid vormen met een ander blok, zoals later wordt toegelicht in de beschrijving van de indeling die nu voor de boekhouding van Demotech geschikt lijkt. Er zijn nog een aantal velden en kolommen met aanvullende informatie. In de rechter onderhoek staan overzichtsgegevens genoteerd: Naam onderneming of project, jaar, maand of tijdsperiode, bladvolgnummer, wie de opstelling gemaakt heeft en wie wanneer de controle heeft uitgevoerd. Deze gegevens en de totaalbedragen van de betreffende periode zijn af te lezen, zonder het kasboek helemaal open te slaan.
4. (7?)Een nieuw overzicht van totaal-bedragen kan worden verkregen door een aantal bij elkaar behorende losse bladen over elkaar te leggen, zodat de totaalkolommen naast elkaar zichtbaar worden. De meest rechtse regel wordt gekopieerd van een leeg blad. Hiervan kan een fotokopie gemaakt worden. Dit voorkomt fouten bij het overschrijven en spaart tijd.
   Op de fotokopie hebben zich dus weer nieuwe kolommen gevormd van totaal D-bedragen van een bepaalde soort. In de rechter regel kan na optelling daarvan het eindtotaal over de onderhavige langere periode worden genoteerd.
   Ook dit blad leent zich voor controle volgens dezelfde werkwijze met het blokken patroon, als beschreven in paragraaf
5. (5?)

INDELING VAN DE KOLOMMEN DIE VOOR DEMOTECH HET MEEST GESCHIKT LIJKT
De hoofdindelingen zijn de blokken KAS/BANK/GIRO, INTERN, EXTERN en de PROJECTBLOKKEN.

1. 1. INTERN betreft het eigen onderzoek op basis van beleid en doelstellingen van de stichting Demotech. Vaak is dit onderzoek gericht op activiteiten, waar mee in een later stadium geld verdiend zou kunnen worden. Ook dan blijven kosten (en eventuele subsidies daarvoor als ontvangsten) geboekt onder INTERN.
2. Pas als er kosten gemaakt worden voor directe of latere levering van producten of diensten aan derden, worden deze kosten geboekt onder EXTERN. Ingekomen betalingen hiervoor uiteraard ook. Let op! Elke uitgave of ontvangst moet bij een van de twee kolommen worden aangemerkt (+ of -). Samen met de kolom kruisposten vormen zij de controlegroep van het systeem "dubbel boekhouden".
3. AANVULLENDE BLOKKEN worden gebruikt om nadere uitsplitsing van reiskosten over trein en autokosten of over materiaal kosten waarvoor een afschrijvingsperiode in acht genomen moet worden.

OVERIGE KOLOMMEN IN HET BLOK INTERN

1. Huisvesting. Hieronder vallen alle kosten om de werkplaats beschikbaar en bruikbaar te maken en te houden:
   • gas, water, elektra
   • huur
     reparaties: loon en materiaal
     tuin
     TL-buizen, riet, stookhout
     Niet: kosten gemaakt t.b.v. onderzoek naar bouwconstructie.
2. Materialen
   Wat intern gebruikt en verbruikt wordt: gereedschappen en materialen ten behoeve van een algemeen doel, dus niet speciaal voor ?en enkele deelactiviteit, zoals een project in binnen- of buitenland.
   • zaag, tang, rolmaat
   • spijkers, schroeven, lijm.
   • multimeter, computer,
   • cement, voorraad hout, platen en planken.
   • boeken.
3. Contacten
   Voor alle kosten gemaakt om het contact met de buitenwereld te onderhouden.
   • reiskosten: trein, auto, vliegtuig, fiets.
   • vervoerskosten materialen.
   • verblijfskosten in Nederland en elders.
   • telefoon, fax, modem.
   • abonnementen, contributies, giften.
   • brochures, voorlichting.
4. Mensen Demotech
   Alle kosten die direct betrekking hebben op zorg voor (tijdelijke) medewerkers van Demotech: - vergoeding woon-werkverkeer.
   • loon, salaris, vergoeding.
   • eten en drinken tijdens werktijd.
5. Anders
   Verzamelkolom van posten die weinig voorkomen. Zodra een kostensoort veel vaker voorkomt, moet er en eigen kolom voor worden benoemd. Ook als onduidelijk is waar iets geboekt moet worden, komt het voorlopig in deze kolom te staan. Hier worden kosten geboekt voor:
   • rente
   • administratiekantoor
   • modelbescherming
6. 6.
7. UITVOERING PROJECT FABRICAGEKOSTEN VAN D-ONTWERPEN

INSTRUCTIE GEBRUIK SORTEERBLADEN BINNEN DEMOTECH.
Voorbereiding sorteren bonnen
Een stapel bonnen op een verzamel-prikker moet worden gesorteerd en verwerkt. Tegelijkertijd moeten ook de giro-afschriften zowel die op naam van Demotech als die van R van Tijen worden behandeld. Er zijn drie soorten bonnen:

1. De bonnen op de prikker, meestal per kas betaald door RvT. Ook zitten er wel betaalde rekeningen bij, die per giro van RvT of Demotech betaald zijn. Daar hoort een streep dwars doorheen te staan, samen met de aantekening van welke girorekening en op welke dag de giro is uitgeschreven.
2. Er zijn girobetalingen gedaan via de priv? rekening van RvT, die corresponderen met "prikker"-bonnen. Maar soms is er sprake van automatische incasso of moet er gekeken worden naar het bijbehorende afschrijfstrookje om de reden van betaling te achterhalen.
3. Tenslotte zijn er de ontvangsten en uitgaven via de postgirorekening van Demotech. Een enkele keer loopt er een (terug)betaling naar de rekening van RvT er tussendoor. Sorteren van de bonnen en afschriften.
   Er moet per maand gesorteerd worden. Soms zijn er zo weinig (vooral giroafschriften), dat sortering per kwartaal zinnig is.
   Gesorteerd wordt er op:
   • alles wat binnen een bepaalde kalendermaand (soms kwartaal) valt.
   • in drie groepen: per kas betaalde bonnen, giro's RvT, en giro's Demotech.
   • op datum, oplopend met de tijd mee. Rekeningen worden geboekt op de datum van kasbetaling of afschrijving van de giro en dus niet op datum van facturering.

   Inschrijven van de bonnen
   Lees eerst wat hierover vermeld is onder? Het hoe en waarom van de Demotech~notatie, taak 1? . Gebruik aparte bladen voor bonnen, RvT~giro's en D-giro's.
   Noteer op een regel:

   1. In het eerste vakje (onder "dd.") het dagnummer overeenkomstig de dag van de maand, die op de bon staat. Het maandnummer hoeft (en kan) er niet meer bij.
   2. In het tweede vakje op dezelfde regel (onder vlg.nr.) komt het nummer van de bon. Doel van het volgnummer is het gemakkelijk terugvinden van de bon voor info of controle. Dit is het volgnummer dat ook op dat zelfde ogenblik op de bon moet worden overgeschreven: het zelfde nummer met een rondje er omheen. Alle opvolgende bonnummers staan straks dus onder elkaar op het sorteerblad. Maar bij de giro's loopt het anders, dan wordt het volgnummer van het giroafschrift overgenomen. Dit omdat de giro-afschriften in hun eigen bundel blijven. Aan de andere kant wordt het volgnummer van de girobon wel op de (per giro betaalde) rekening geschreven. Deze bon of rekening wordt aan het giroafschrift geniet.
   3. het volgende vakje omvat de omschrijving. Hier overnemen wat als omschrijving op de bon is geschreven en onderstreept. Het moeten een of enkele woorden zijn, waardoor het gemakkelijk wordt de betaling te herkennen en later in te delen in groepen. Dus geen ijzerwaren, als het om een paplepel gaat. In ieder geval staat er straks op de bon en in het hier beschreven vak het zelfde!
   4. Volgen het brutobedrag, het BTW-bedrag en het netto bedrag. Deze bedragen kunnen meestal van de bon worden overgenomen. Soms moet het bedrag van de BTW en het nettobedrag worden opgezocht in het BTW-boekje. Let op, het BTW-percentage kan verschillen!
      De bedragen worden overgenomen in de bruto-, BTW- en netto gemerkte kolommen.
   5. Wat opvallend anders is dan bij "normaal" boekhouden, is het ontbreken van verschillende kolommen voor inkomsten en uitgaven. Hiervoor in de plaats komt de notering in de kolom kas/bank/giro. Is een uitgave per kas gedaan, dan komt er een minteken te staan in de kaskolom. Werd iets naar de winkel teruggebracht, dan moet er een plusje staan in de kaskolom bij hetterugontvangen bedrag. Idem voor bank en giro.
      Termen als credit of debet worden in dit systeem dus niet gebruikt. Het gaat er simpelweg om of het bedrag in je bezit komt (plus) of datje het uitgeeft (min).
   6. Taak nr. 1 is afgerond als de bonnen ook bij elkaar zijn opgeborgen. De kasbonnen worden op een overzichtelijke manier op een A4-vel stevig papier geniet. Kleine stapels, nog goed met een nietmachine te bevestigen en zo geordend dat het volgnummer zo goed mogelijk zichtbaar is. Dit bonnenblad wordt achter het bijbehorende sorteerblad in een ringband gedaan.
      Per giro betaalde rekeningen (soms bonnen of aantekeningen) worden achter het giroafschrift opgeborgen.
      Taak nr. 1 moet tenminste eens per maand worden bijgewerkt. Beter is eens of vaker per week. Dan ligt het hoe, wat en waarom van de aankoop nog vers in het geheugen en is het ook duidelijk als er iets (een bon of geld) ontbreekt.

      ---

      Bookkeeping method: Manual Bookkeeping Method (to be translated from NL into E)